Microsoft Access 掲示板

名簿は毎年度ごとに作成しますが、前年度と同じメンバーがほとんど

「同じメンバーがほとんど」であるにもかかわらず、なぜ年度ごとに名簿を作成（レコードを複製）するのでしょうか。

年間の登録数は2000人くらいで随時これらの情報がきます。
また、同じ年度の違うイベントに重複して登録する人もいます。

あるイベントに参加登録をした人物が、別のイベントに参加登録した人物と同一であるかどうかをどのような手続きや方法によって特定/識別されているのでしょうか。

氏名テーブル
　氏名ID
　氏名

今回の場合は[氏名ID]が何らかの個人を識別するためのキーとなると思われますが、それはどのタイミングで登録、発行されるのでしょうか。
また、上記の 2 つ以外のフィールド（例えば[住所]や[電話番号]など）が設けられていないのは何故でしょうか。

イベントテーブル(実際はフィールドは20くらいあります)
　氏名ID
　イベントID
　イベント名
　年度

上記が「個々のイベントに関する情報」を記録するためのテーブルであるならば、[氏名ID]は不要でしょう。
「それぞれのイベントへの参加を申し込んだ人々の情報」を記録するためのテーブルとは区別すべきです。

連絡先テーブル(実際はフィールド50くらいあります)
　イベントID
　連絡先ID
　連絡先名称

ここでの「連絡先」とは具体的に何と紐づいているのでしょうか。

• そのイベントを主催/運営する団体/個人
• そのイベントの開催場所
• そのイベントへの参加を申し込んだ人
• 上記以外

イベントテーブルの情報の数か月後に連絡先テーブルの情報がくる

業務の進捗上、イベントテーブルの情報を入れてから連絡先テーブルの情報をもらう

「イベントテーブルの情報」と「連絡先テーブルの情報」はそれぞれ、どのような流れで、どのような形式で受け取るのでしょうか。
例えば、他のどなたかが作成したデータファイル（ CSV ファイルや Excel ブックなど）が電子メールなどで送信されてくる、といったことでしょうか。