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ご質問ありがとうございます。
1. 「管理」について
その一文は、前後を含めて「このプラグインは運営からご案内したWIKIで、仕様を理解した方がアイコンシートを持ってください」という利用条件です。
この条件を置いているのは、案内していないWIKIでの利用や、仕様を理解しないままアイコンシートが増えていくことを避けるためです。そうなると、使わないアイコンを含むタイルばかりが読まれて、通信量がかえって増えることがあります。
ですので「管理」に決まった作業の一覧があるわけではなく、アイコンシートを作る・変える判断を、仕様を理解した方が持っていただければ十分です。
ご質問にある、シート名を増やしすぎないことや、並び順を確認することは、その判断に含まれます。あわせて、どのページから呼ばれているかを把握しておくと、行を消したりキーを変えたりしたときに、呼んでいる側のアイコンが空白になるのを防げます。
2. アイコンシートに概要を書いてよいか
書いても機能します。
プラグインが読むのは、「*サイズ」と「*画像ソース」の見出しの下にある表だけです。
それ以外の行(文章、//で始まるコメント、行頭が-の箇条書き)は読み飛ばします。
概要を書くときは、「*概要」のように行頭に*を付けた別の見出しを作り、その下に文章で書いてください。並び順の意味や、どのページで使っているかを書いておくと、次に編集する方が助かります。
避けていただきたいのは、「*画像ソース」の見出しの下に | で囲んだ表の行で説明を書くことです。1行1アイコンとして読まれ、そのアイコンの位置が空白になります。